Perencanaan
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Dampak perencanaan
Dampak positif perencanaan antara lain
1. Membantu manajer melihat masa depan
2. Dapat melakukan koordinasi yang lebih baik
3. Dapat memfokuskan tujuan organisasi
Sebaliknya dampak negatif blila perencanaan tidak dilakukan dengan baik, sehingga waktu dan tenaga manajer yang cukup berharga akan terbuang sia-sia.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat.
Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

Apakah Perencanaan Itu ?
Perencanaan adalah suatu cara untuk membuat kesalahan di atas kertas. Perencanaan adalah suatu cara untuk merencanakan perjalanan kita dari satu tempat ke tempat berikutnya, dari satu kondisi atau keadaan ke kondisi atau keadaan yang diinginkan.
Disadari atau tidak, seringkali dalam perjalanan mencapai tujuan, kita cenderung untuk keluar dari jalur utama dan memasuki jalan-jalan kecil hingga ke tepi jalan. Apabila kecenderungan itu tidak diawasi pada waktu itu, kita sama sekali akan gagal untuk sampai ke tujuan SUKSES. Kita mungkin sampai ke suatu tempat yang lain, bukan ke tempat yang kita inginkan. Oleh sebab itu perencanaan dan pengawasan akan menjaga kita selalu berada di jalan yang benar.
Dalam merencanakan perjalanan menuju ke suatu tujuan atau tempat tertentu, pepatah ini mungkin masih tetap relevan : �Jika kita gagal membuat rencana, maka kita merencanakan untuk gagal� .
Oleh karenanya sebelum kita dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, maka kita harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi kita. Dalam perencanaan tersebut, kita putuskan �apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya� .

Pentingnya Perencanaan
Perencanaan sangatlah penting. Bahkan perencanaan merupakan fungsi dasar atau fundamental manajemen. Orang pun mengenal apa yang disebut POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling).
Dari situ saja sudah terlihat, perencanaan menduduki urutan pertama. Artinya sebelum organizing, actuating, and controlling dilakukan, orang terlebih dahulu harus membuat perencanaan. Bahkan ketiga fungsi dasar manajemen yang lain pun harus juga direncanakan.
Memang, penyelenggaraan berbagai bidang kehidupan sering dilakukan secara spontan dan tanpa arah yang jelas. Dengan adanya rencana semua itu dirubah sehingga lebih jelas dan tertata.
Perencanaan akhirnya telah menjadi semacam kompas tempat semua orang mendasarkan kegiatannya. Dia juga bertindak sebagai peta yang memberikan bimbingan tentang arah yang dituju dan bagaimana mencapainya.
Peta memang bukan wilayah sesungguhnya. Tetapi tanpa peta, keadaan jauh lebih buruk karena orang benar-benar gelap tentang apa yang mesti dikerjakan.
Manfaat Perencanaan
Dalam sebuah organisasi, dengan melakukan perencanaan kita akan memperoleh banyak manfaat antara lain adalah sebagai berikut :
1. Membantu kita untuk segera menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan di sekeliling kita
2. Membantu kita untuk memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
5. Membuat tujuan lebih khusus, rinci dan lebih mudah dipahami
6. Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti
7. Menghemat waktu, usaha dan dana
Perencanaan Sebagai Sebuah Proses
Perencanaan adalah proses saling berurutan dan berbentuk satu segitiga. Perencanaan tidak berguna jika siklus ini terganggu atau arahnya terbalik. Dalam gambar segitiga di bawah ini, kita bisa memulainya dari mana saja.
Merencanakan adalah proses mengumpulkan informasi dan membuat perkiraan mengenai masa depan untuk merumuskan pengembangan berbagai alternatif kegiatan yang diperlukan dalam mencapai sasaran organisasi. Perencanaan menunjukkan kebutuhan bagi perubahan pada masa depan. Perencanaan juga menyediakan sarana pengawasan untuk memastikan hasil kegiatan tidak keluar dari garis yang telah disepakati. Perencanaan mendorong pencapaian hasil yang lebih tinggi dan memungkinkan kita melihat dan memperoleh gambaran usaha secara keseluruhan. Akhirnya, perencanaan mengoptimalkan penggunaan semua sumber dan peralatan yang ada.
Tipe-tipe Perencanaan
Secara umum perencanaan terbagi atas dua tipe utama, yaitu :
1. Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.
2. Perencanaan Operasional ( Operational Planning)
Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.


Bila dilihat dari segi dimensi bidang antara lain
1. Rencana produksi
2. Rencana pemasaran
3. Pembelanjaan
4. Presonalia
Perencanaan Strategis Versus Perencanaan Operasional
Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategis dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek. Mulai dari aspek isu bahasan, sasaran, batasan, hasil yang diperoleh, informasi, organisasi, kepemimpinan, pemecahan masalah sampai kepada tingkat resiko.


No. Aspek Perencanaan Operasional Perencanaan Strategis
1. Isu bahasan Masalah-masalah pengoperasian Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang
2. Sasaran Keuntungan saat ini Keuntungan di waktu yang akan datang
3. Batasan Lingkungan sumber daya saat ini Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
4. Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang
5. Informasi Dunia bisnis saat ini Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang
6. Organisasi Birokrasi/Stabil Kewiraswastaan/Fleksibel
7. Kepemimpinan Cenderung Konservatif Menginspirasikan perubahan secara radikal
8. Pemecahan Masalah Berdasarkan pengalaman masa lalu Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru
9. Tingkat Resiko Resiko rendah Resiko tinggi






JENIS PERENCANAAN
• Jenis perencanaan dilihat dari dimensi bidang
1. Rencana produksi
2. Rencana pemasaran
3. Rencana pembelanjaan
4. Rencana personalia
• Jenis perencanaan dilihat dari dimensi waktu
1. Perencanaan jangka pendek
Jangka waktunya kurang dari 1tahun dan dibuat oleh manajer tingkat menengah dan bawah
2. Perencanaan jangka manengah
Mempunyai waktu antara 1-5 tahun dan dibuta oleh manjer tingkat atas dan tengah
3. Perencanaan jangka panjang
Mempunyai waktu lebih dari 5tahun an dibuat oleh manajemen puncak
• Jenis perencannan dilihat dari dimensi sifat
1. Rencana rahasia
2. Rencana terbuka
• Jenis perencanaan dilihat dari dimensi organisasional
1. Rencana keseluruhan
2. Rencana cabang perusahaan
3. Rencana bagian
• Jenis perencanaan dilihat dari dimensi unsure
1. Misi atau maksud
Merupakan maksud keberadaan suatu organisasi dalam suatu masyarakat, yang memberi maknaeksistensi keberadaan organisasi dalam. Misi organisasi
merupakan fungsi yang dijalankan oleh organisasi dalam suatu masyarakat. Secara umum biasanya misi perusahaan akan berupa produksi atau distribusi barang dan jasa ekonomis.
2. Tujuan
Merupakan arah organisasi secara khusus.
3. Strategi
Merupakan rencan umum untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan alternated tindakan yang diperlukan untuk mencapaintujuan tersebut.
4. Kebijakan
Merupakan petunjuk umum untuk membuat keputusan.
5. Prosedur
Adalah langkah-langkah yang diperllukan, dijelaskan secara rinci dan biasanya disusun secara kronologis
6. Aturan
Merupakan pernyataan spesifik apakah suatu tindakan harus dilakukan atau tidak berdasarkan situasi yang ada
7. Program
Merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan,alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan alternative tindakn yang dipilih
8. Proyek
Merupakan bagian dari program dengan dengan cakupan yang lebih kecil. Penugasan dan target dlam proyek ditentukan engan jelas.
9. Anggaran
Merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka


Manajemen sesuai objektif
Manajemen sesuai objektif (MBO) adalah suatu proses persetujuan terhadap objektif di dalam satu organisasi sehingga manajemen dan karyawan menyetujui objektif ini dan memahami apa posisi mereka di dalam organisasi tersebut.
Sebutan "manajemen sesuai objektif" pertama dipopulerkan oleh Peter Drucker dalam bukunya tahun 1954 yang berjudul 'The Practice of Management'.[1]
Domain dan level
Objektif dapat dibuat di seluruh domain aktivitas (produksi, jasa, penjualan, R&D, sumber daya manusia, keuangan, sistem infomasi, dll.).
Beberapa objektif bersifat kolektif, untuk seluruh departemen atau seluruh perusahaan, lainnya dapat dipisahkan.
Praktik
MBO dapat diraih menggunakan target yang dipersiapkan. MBO memperkenalkan kriteria SMART: Objektif untuk MBO haruslah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Specific).[2] Di beberapa sektor (Kesehatan, Keuangan, dll.) banyak yang menambahkan ER untuk membuat SMARTER, dimana E = Extendable R = Recorded.[
Objektif membutuhkan tinjauan dan pengawasan. Sistem informasi manajemen yang tepat dibutuhkan untuk membuat objektif relevan dan mengawasi "rasio pencapaian" mereka dalam cara yang objektif. Pemebrian insentif (bonus) sering dikaitkan dengan hasil dalam pencapaian objektif.

























































Jenis perencanan dilihat dari tujuan organisasi, dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:

1. Perencanaan strategis

Rencana stategis merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis dapat diihat sebagai rencana umum yang menggambarkan alokasi sumber daya, prioritas dan langkah apa yang diperlukan untuk mencapai strategis.


2 Perencanaan taktis

Perencannan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagia tertentu dri rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek dibandingkan dengan rencana strategis dan mempunyai focus yang lebih sempit dan lebih konkrit. Jika strategis memfokuskan pada sumber daya, lingkungan dan misi,maka rencana taktis memfokuskan pada manusia dan tindakan.


3 Perencanaan operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanan taktis, mempunyai focus yang lebih sempit, jangka waktu lebih pendek dan melibatkan manajemen tingkat bawah.


Tahap dasar proses perencanaan
1. Penetapan tujuan
2. Memutuskan kondisi saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Menyusun rencana

Hambatan dan pemecahan masalah dalam perencanaan

Hambatan dalam perencanaan yang efektif
1. Tujuan yang tidak tepat
2. Lingkungan yang sangat kompleks
3. Adanya anggota organisasi yang enggan untuk melakukan perubahaan

Mengatasi Hambatan
Untuk menngatasi hambatan dalam perencanaan dapat dilakukan dengan cara

1. Memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan
2. Membantu individu menetapkan tujuan
3. Melibatkan anggota organisasi dalam proses perencanaan dan penetapan tujuan

MBO ( Management By Objectives )

MBO merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan
oleh Peter Dricker melalui bukunya The Pratice of Management 1954 . Tujuan MBO adalah mendorong partisipasi bawahan dan memperjelas serta mengkomunikasikan tujuan serta hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut. Kunci dalam metode MBO adalah parrtisipasi dan komunikasi dalam penetapan tujuan dan perencanaan.





































Proses MBO









































Efektifitas MBO

Manfaat penting dari MBO adalah mendorong motivasi karyawan. Untuk mendukung sukses MBO, beberapa elemen harus ada, yaitu
1. Komitmen
2. Penetapan tujuan puncak
3. Tujuan individu
4. Partisipasi
5. Komunikasi
6. Otonomi dalam pelaksanaan
7. Review prestasi

Kelemahan MBO

1. Komitmen manajemen puncak kurang
2. Beberapa MBO menekankan segi kuantitatif dan pekerjaan administrasi
3. Style manajemen otoriter
4. Tidak ada kemauan untuk berubah
5. Kurangnya keterampilan hubungan manusiawi
6. Koordinasi dan dan penetapan tujuan sulit
7. Ketergantungan pada pihak lain
8. System balas jasa yang kurang mendukung


Cara mengatasi hambatan

Untuk mendukung MBO yang efektif, beberapa lanngkah yang dapat dilakukan adalah

1. Komitmen manajemen puncak harus selalu ada
2. Melatih dan mendidik manjer dalam penggunaan MBO
3. Menetapkan tujuan yang jelas
4. Mengembangkan umpan balik yang efektif
5. Mendorong partipasi